Ulkomaalaisesta työntekijästä säilytettävät asiakirjat

Työnantajan tulee säilyttää työpaikalla tiedot palveluksessaan olevista ulkomaalaisista ja heidän työnteko-oikeutensa perusteista laissa määrätyn ajan, kirjoittaa Helsingin seudun kauppakamarin juristi Maija Pussinen.

Tiedot tulee säilyttää siten, että ne ovat tarvittaessa vaivattomasti työsuojeluviranomaisen tarkastettavissa. Tietojen säilyttäminen asianmukaisesti helpottaa myös työnteko-oikeuden voimassaolon seuraamista.

Työpaikalla ulkomaalaisesta työntekijästä säilytettävistä tiedoista tulee käydä ilmi:

• ulkomaalaisen työntekijän henkilötiedot
• perustuuko työntekijän työnteko-oikeus EU:n jäsenvaltion, Islannin, Liechtensteinin, Norjan tai Sveitsin kansalaisuuteen, voimassa olevaan työntekijän oleskelulupaan vai muuhun ulkomaalaislaissa säädettyyn työnteko-oikeuden perustavaan seikkaan
• työntekoon oikeuttavan luvan voimassaoloaika
• toimiala taikka työnantaja, jolle lupa on myönnetty (jos lupa on kohdennettu vain tiettyyn työhön).

Edellä mainittuja tietoja on säilytettävä kaksi vuotta ulkomaalaisen työntekijän palvelussuhteen päättymisestä.

Työntekijälle on hyvä korostaa työsuhteen alussa, että mikäli hänen oleskeluoikeudessaan tai muussa työnteko-oikeuden perusteessa tapahtuu muutoksia, näistä tulee kertoa työnantajalle välittömästi. Työnantajan tulee varmistua työtekijän työnteko-oikeudesta myös jatkolupaprosessin aikana. Työntekijän on haettava jatkolupaa jo ennen kuin nykyinen oleskelulupa päättyy, näin oleskelu- ja työnteko-oikeus yleensä säilyvät vanhan luvan mukaisina. Jatkolupatilanteissa työntekijä voi todistaa työnteko-oikeutensa esittämällä jatkolupahakemuksen vireilläolotodistuksen, josta näkyy hakemuksen jättöpäivä. Työntekijää tulee pyytää toimittamaan kopio uudesta oleskeluluvasta heti kun hän sen saa.

Tietojen säilyttämisvelvoitteen noudattamiseksi työnantaja voi esimerkiksi ottaa jäljennöksen asiakirjasta, josta ilmenee työnteko-oikeuden peruste. EU:n jäsenvaltion, Islannin, Liechtensteinin, Norjan tai Sveitsin kansalaisen osalta tämä tarkoittaa käytännössä kopiota passista tai henkilökortista ja muiden kuin edellä mainittujen kansalaisuuksien osalta taas useimmiten kopiota oleskeluluvasta.

Työnteko-oikeuden varmistamisvelvollisuus ja tietojen säilyttämisvelvollisuus koskee työnantajan lisäksi myös toimeksiantajaa. Rakennusalaa- ja telakka-alaa koskevat tarkemmat säännökset kuin muita aloja.

Varmistautumis- ja säilyttämisvelvollisuuden lisäksi ulkomaalaislaissa säädetään myös tietojen toimittamis- ja ilmoittamisvelvollisuudesta, josta voit lukea lisää täältä: Työnantajan velvollisuudet ulkomaalaista työvoimaa palkattaessa – mikä muuttui?

Alkuperäinen artikkeli julkaistu täällä. Neuvontapalvelu on maksuton Riihimäen-Hyvinkään kauppakamarin jäsenille.

​​​​​​​